Zásady zpracování osobních údajů

RSJ Custody s.r.o., IČO: 026 03 900, se sídlem Na Florenci 2116/15, Nové Město, 110 00 Praha 1, spisová značka C 220809 vedená u Městského soudu v Praze, RSJ Securities a.s., IČO: 008 84 855, se sídlem Na Florenci 2116/15, Nové Město, 110 00 Praha 1, spisová značka B 14743 vedená u Městského soudu v Praze, RSJ Investments investiční společnost a.s., IČO: 053 57 225, se sídlem Na Florenci 2116/15, Nové Město, 110 00 Praha 1, spisová značka B 21826 vedená u Městského soudu v Praze, RSJ Asset Management investiční společnost a.s., IČO: 17149509, sídlo: Na Florenci 2116/15, Nové Město, 110 00 Praha 1, spisová značka: B 27294 vedená u Městského soudu v Praze, RSJ s.r.o., IČO: 063 24 720, se sídlem Na Florenci 2116/15, Nové Město, 110 00 Praha 1, spisová značka B 22737 vedená u Městského soudu v Praze, a RSJ Services s.r.o., IČO: 018 25 259, se sídlem Na Florenci 2116/15, Nové Město, 110 00 Praha 1, spisová značka C 267169 vedená u Městského soudu v Praze (dále společně jen „Společnost“),[1] zpracovává jakožto správce manuálně, automatizovaně, v listinné i elektronické podobě, osobní údaje subjektů údajů a nakládá s nimi v souladu s níže uvedenými zásadami zpracování osobních údajů a s platnými právními předpisy, zejm. v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen „GDPR“). Provozovatelem webových stránek je společnost, která provádí správu internetových stránek (bližší informace jsou uvedeny v Seznamu příjemců osobních údajů). Provoz webových stránek probíhá na území České republiky.

Účel zpracování

Společnost zpracovává osobní údaje svých klientů (či potenciálních klientů), resp. jejich zástupců, obchodních partnerů, jsou-li fyzickými osobami, zaměstnanců, uživatelů webových stránek Společnosti a příp. i dalších osob (dále jen „subjekty údajů“), zejm. za níže stanovenými účely, na základě právních titulů stanovených GDPR a v rozsahu nutném pro naplnění účelu, k němuž byly shromážděny:

• Marketingové účely včetně zasílání obchodních sdělení prostřednictvím elektronických prostředků dle zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (souhlas se zpracováním osobních údajů)
• Zpracování biometrického podpisu a snímání obličeje za účelem uzavření smlouvy v elektronické podobě, resp. pro ověření identity, vyloučení možnosti zpochybnění pravosti podpisu, eliminaci listinných podob dokumentů a šetření životního prostředí (souhlas se zpracováním osobních údajů)
• Výběr uchazeče o zaměstnání na nabízenou pracovní pozici, vedení jeho osoby v evidenci uchazečů o zaměstnání jakožto potenciálního zaměstnance, resp. jeho další kontaktování s nabídkou zaměstnání u Společnosti v případě uvolnění relevantních pracovních pozic (souhlas se zpracováním osobních údajů)
• Poskytování služeb (plnění smluvních či předsmluvních povinností)
• Obsluha klientů (plnění smluvních či předsmluvních povinností)
• Provádění změn smluv (plnění smluvních či předsmluvních povinností)
• Řešení stížností (plnění smluvních či předsmluvních povinností)
• Plnění pracovní smlouvy, vyúčtování mzdy apod. (plnění smluvních či předsmluvních povinností)
• Identifikace a kontrola klienta za účelem předcházení praní špinavých peněž a financování terorismu dle zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (dále jen „AML zákon“, plnění právních povinností) vč. sdílení osobních údajů souvisejících s povinnostmi dle AML zákona (zejména povinnosti identifikace a kontroly klientů a obchodních protistran) s dalšími společnostmi ve skupině RSJ, a to zejména za účelem uplatňování jednotného skupinového přístupu a zefektivnění procesů plnění povinností dle AML zákona, a související pořízení kopie dokladu totožnosti dle AML předpisů (souhlas se zpracováním osobních údajů)
• Řízení rizik (plnění právních povinností)
• Prověřování, zjišťování a oznamování údajů pro potřeby automatické výměny informací v daňové oblasti (plnění právních povinností)
• Poskytování součinnosti a spolupráce s orgány dohledu (plnění právních povinností)
• Vedení účetní a daňové evidence (plnění právních povinností)
• Archivace (plnění právních povinností)
• Plnění povinností zaměstnavatele plynoucích z pracovněprávních předpisů, zejm. evidence listů důchodového pojištění, výpočet měsíčních záloh na daně, placení zdravotního pojištění, prohlášení poplatníka daně z příjmu apod. (plnění právních povinností)
• Předávání osobních údajů mezi propojenými osobami (oprávněný zájem Společnosti)
• Poskytování obchodních nabídek (oprávněný zájem Společnosti)
• Vývoj a zlepšování produktů a služeb, výzkum trhu (oprávněný zájem Společnosti)
• Zajištění provozních činností (oprávněný zájem Společnosti)
• Ochrana majetku, práv a oprávněných zájmů Společnosti a subjektů údajů (oprávněný zájem Společnosti)
• Vymáhání, realizace zajištění nebo jiného uplatnění pohledávek, postoupení pohledávek na třetí osoby (oprávněný zájem Společnosti)
• Vedení evidence klientů (oprávněný zájem Společnosti)
• Uplatňování oprávněných zájmů Společnosti jakožto zaměstnavatele ve vztahu k zaměstnancům, zajištění vzdělávacích kurzů a školení zaměstnanců, organizace společných akcí pro zaměstnance apod. (oprávněný zájem Společnosti)
• Plnění povinností v oblasti ochrany oznamovatelů, zejm. přijímání oznámení o porušení nebo hrozícím porušení, posouzení oznámení, vyrozumění oznamovatele, vedení evidence oznámení (plnění právních povinností)

Zpracovávané osobní údaje

Společnost zpracovává zejména následující kategorie osobních údajů:

• identifikační údaje:
  • jméno, příjmení, titul
  • datum narození, rodné číslo, IČO, DIČ,
  • další údaje uvedené v dokladu totožnosti,
• lokační údaje:
  • síťový identifikátor (IP adresa),
• - kontaktní údaje:
  • adresa, sídlo,
  • telefonní číslo,
  • e-mailová adresa,
• finanční údaje:
  • číslo bankovního účtu,
  • informace o platební kartě,
• popisné a jiné údaje:
  • údaje o vztahu subjektu údajů ke Společnosti,
  • údaje nezbytné pro plnění evidenčních a vykazovacích povinností Společnosti jakožto zaměstnavatele,
  • údaje o kvalifikaci a pracovních zkušenostech subjektu údajů a další údaje uvedené v životopisu uchazeče o zaměstnání ve Společnosti, včetně samotných dokladů prokazujících dosažené vzdělání, odbornou kvalifikaci a jiné skutečnosti mající relevantní význam,
  • údaje zpracovávané na základě využívání souborů cookies,
  • zachycení podoby,
• biometrické údaje:
  • snímek obličeje,
  • podpis.

Doba zpracování osobních údajů

Osobní údaje Společnost uchovává jen po nezbytně nutnou dobu, tj. zejm. po dobu stanovenou právními předpisy, trvání smluvního vztahu, souhlasu nebo oprávněného zájmu Společnosti, po dobu nezbytnou pro ochranu práv Společnosti a pro vypořádání vzájemných práv a povinností mezi Společností a subjektem údajů apod. Po uplynutí této doby provede Společnost likvidaci osobních údajů, nestanoví-li právní předpis jinak.

Příjemci osobních údajů

Společnost osobní údaje zpřístupňuje pouze oprávněným zaměstnancům a spolupracujícím osobám nebo jednotlivým zpracovatelům/příjemcům osobních údajů, s nimiž má Společnost uzavřenou smlouvu o zpracování dle čl. 28 GDPR. Aktuální Seznam příjemců osobních údajů je k dispozici z tohoto odkazu, případně v sídle Společnosti. Společnost je v zákonem stanovených případech oprávněna, resp. povinna, některé osobní údaje předat na základě platných právních předpisů orgánům činným v trestním řízení či orgánům veřejné moci, resp. subjektům pověřeným k plnění úkolů ve veřejném zájmu.

Společnost může předávat osobních údajů do jiných členských států Evropské unie za stejných podmínek, za kterých k němu dochází při jejich předávání třetím osobám v rámci České republiky. V případě předávání osobních údajů do zemí mimo Evropskou unii postupuje Společnost vždy v souladu s ustanoveními kapitoly V GDPR. Zároveň požaduje zvláštní prohlášení zaručující řádnost zpracování osobních údajů a roční potvrzování aktuálnosti tohoto prohlášení, resp. vydání aktualizovaného prohlášení.

Pravidla používání cookies

Cílem cookies na webových stránkách Společnosti je vylepšit možnosti využívání stránek jejich uživateli při současném respektování ochrany soukromí. Z tohoto důvodu lze níže naleznout popis používaných souborů cookies, stejně jako informace o tom, jak zabránit jejich uložení na zařízení uživatele stránek. Společnost je pro využívání cookies na svých webových stránkách povinna získat souhlas uživatele webových stránek. V případě neudělení souhlasu není žádným způsobem uživateli znemožněno užívat webové stránky Společnosti. Souhlas uděluje uživatel prostřednictvím vyskakovacího okna (tzv. cookie lišta) při první návštěvě webových stránek Společnosti. Pro využití tzv. funkčních neboli nezbytně nutných cookies není souhlas uživatele vyžadován.

Povolení / blokování cookies

Při první návštěvě webové stránky Společnosti může uživatel buď udělit hromadný souhlas k využívání všech kategorií cookies (PŘÍJMOUT VŠE), zvolit pouze nezbytně nutné cookies (ODMÍTNOUT VŠE) nebo vybrat jednotlivé typy cookies (NASTAVENÍ). Většina webových prohlížečů dále nabízí též možnost kontroly uložených cookies prostřednictvím nastavení prohlížeče. Nastavení se u jednotlivých prohlížečů může lišit, je nutné se proto vždy řídit pokyny v nápovědě prohlížeče.

Detaily o cookies

Cookies využívané na webových stránkách Společnosti se dělí do následujících kategorií:

1. nezbytné/funkční,
2. analytické,
3. marketingové.

Nezbytné/funkční cookies

Jedná se o nezbytné cookies, bez kterých by nebylo možné stránky reálně provozovat. Zahrnují např. cookies pro ukládání zvolených nastavení či zapamatování přihlášení. Pro využití těchto cookies není souhlas uživatele vyžadován.

Analytické cookies

Tyto cookies se používají k měření a analýze návštěvnosti webových stránek (množství návštěvníků, zobrazené stránky, průměrná doba prohlížení atd.). Pro využití těchto cookies se vyžaduje souhlas uživatele.

Marketingové cookies

Používají se pro účely reklam zobrazovaných na webových stránkách třetích stran, včetně sociálních sítí a kontextové reklamy. Jsou přizpůsobeny preferencím uživatele a pomáhají Společnosti měřit účinnost reklamních kampaní. Pro využití těchto cookies se vyžaduje souhlas uživatele.

Více informací o souborech cookies naleznete na webu https://www.aboutcookies.org/.

 Cookies používané na stránkách Společnosti 

Práva subjektů údajů

Subjekty údajů mají podle právních předpisů na ochranu osobních údajů následující práva:

• právo na přístup – subjekt údajů má právo od Společnosti jakožto správce získat informace o tom, zda zpracovává jeho osobní údaje, a pokud ano, o jaké údaje se jedná a jakým způsobem jsou zpracovávány;
• právo na opravu – subjekt údajů má právo, aby Společnost bez zbytečného odkladu opravila na jeho žádost nepřesné osobní údaje, které se ho týkají;
• právo na výmaz (právo být zapomenut) – subjekt údajů má právo, aby Společnost zlikvidovala osobní údaje, které o subjektu údajů zpracovává, pokud jsou splněny stanovené podmínky a subjekt údajů o to požádá;
• právo na omezení zpracování – subjekt údajů má právo, aby Společnost v určitých případech omezila zpracování jeho osobních údajů;
• právo na přenositelnost údajů – subjekt údajů má právo, pokud jsou splněny stanovené podmínky, získat od Společnosti osobní údaje, které Společnosti poskytl, a předat je jinému správci nebo, pokud je to technicky možné, žádat, aby si správci předali osobní údaje mezi sebou;
• právo vznést námitku proti zpracování – subjekt údajů má právo kdykoli vznést námitku proti zpracování, které je založeno na oprávněných zájmech Společnosti, třetí strany nebo je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci;
• právo odvolat souhlas – zpracovává-li Společnost osobní údaje subjektu údajů na základě jeho dobrovolného souhlasu, má subjekt údajů právo tento svůj souhlas kdykoli

Upozorňujeme, že v případě opakovaných či zjevně nedůvodných žádostí o uplatnění výše uvedených práv je Společnost oprávněna účtovat za realizaci daného práva přiměřený poplatek, případně jeho realizaci odmítnout.

V případě jakýchkoliv dotazů či stížností týkajících se zpracování osobních údajů prováděného Společností je možné se obracet přímo na Společnost písemně na adrese jejího sídla nebo elektronickou poštou na adrese info@rsj.com, případně na Úřad pro ochranu osobních údajů.

Poslední aktualizace proběhla dne: 01. 08. 2023

[1] RSJ Investments investiční společnost a.s. a RSJ Asset Management investiční společnost a.s. se rozumí i jimi obhospodařované investiční fondy s právní osobností (dále jen „Fondy“) a společnosti zvláštního určení (SPV), v nichž mají Fondy majetkovou účast.